Organizar un viaje en grupo

Un viaje grupal con amigos

Organizar un viaje en grupo puede ser la mejor manera de lograr algunos de sus objetivos.

Dónde ir

A veces el destino es obvio, ya que su grupo solo está interesado en el barrio antiguo o en un evento concreto. En otros casos, hay un tema general para empezar, y hay que reducirlo a "Vamos todos a una playa en algún sitio".

Otras veces, el destino no es importante, siempre que todos puedan asistir. En ese caso, hay que tener en cuenta factores como el tiempo de viaje, las zonas horarias y el coste total del viaje. Para un grupo muy disperso, los destinos obvios de las grandes ciudades pueden ser también los más caros.

Despedida de soltera en Frankfurt

Las ocasiones especiales, como las despedidas de soltero(a) y los viajes de boda, suelen tener uno o dos invitados de honor. Para que estos puedan disfrutar del viaje, el organizador debe ser preferiblemente un amigo de aquellos (el padrino, la dama de honor o similar).

Desplazarse

Los viajes de boda también son una opción de viaje en grupo

Aunque muchos grupos turísticos tienden naturalmente a alquilar un autobús (que posiblemente incluya un conductor), esto tiene sus propios inconvenientes e incluso puede no ser siempre la opción más barata. Los autobuses suelen ser bastante limitados en cuanto a velocidad y pueden resultar incómodos en tramos largos. La Deutsche Bahn es uno de los operadores ferroviarios con ofertas para grupos, que van desde los billetes Länder para hasta cinco personas, ofertas a partir de 19,90 euros por persona para grupos de 6 o más personas o todo un tren de excursión especial. La RENFE española tiene la oferta de "mesa", en la que se compra una mesa y los cuatro asientos que la rodean por una tarifa plana, independientemente de que se sienten uno o cuatro en esos asientos. En general, si se pide con mucha antelación se obtienen las mejores ofertas y se pueden comparar varias. En comparación con el avión y el coche, el viaje en tren tiene la ventaja de permitir que las personas del grupo paseen y hablen entre sí durante el trayecto.

También se puede considerar el alquiler de uno o varios monovolúmenes. Si el grupo es de más de una docena, alquilar un autobús con conductor puede ser una opción cómoda.

Se puede ahorrar algo de dinero en el equipaje del vuelo si no todos los miembros del grupo facturan una maleta.

Hacer

Se pueden organizar visitas guiadas para un grupo.

Cuidado con el dinero

Si organizas un viaje en grupo por motivos de trabajo, el problema del dinero es bastante sencillo: calcula los costes, haz que te aprueben el presupuesto, averigua qué cosas pagará directamente la empresa y qué cosas tendrán que declarar después los empleados como gastos de viaje. También es sencillo cuando una persona acomodada paga por todos los demás, como cuando los padres se ofrecen a llevar a sus hijos y nietos de viaje.

Fuera de esas circunstancias, gestionar el dinero de un grupo es casi siempre más complicado. En un grupo de cualquier tamaño, habrá personas que quieran hacerlo todo lo más barato posible, y otras que querrán gastar más.

• Pide a la gente que te diga con franqueza sus presupuestos y preferencias.
• Envía a cada participante potencial una estimación por escrito de los costes por persona. Especifique las cosas que no están incluidas, como el transporte hasta el destino o sus alrededores, ciertas comidas, excursiones turísticas o una habitación de hotel privada. Dígales cuándo y cómo tendrán que pagar su parte. Anime a la gente a abandonar antes, si su estimación realista de los costes le parece demasiado alta.
• Si hay algunos costes compartidos que deben pagarse por adelantado, como la cuota de reserva de una sala de banquetes, recaude ese dinero antes de que comience el viaje.